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會務工作規范

發布日期:2019-01-18   瀏覽次數994
 

會務工作是學校辦公室日常工作的重要內容。學校辦公室的會務工作范圍包括根據部門職責和校領導授權主辦、承辦或協辦的各類會議。

一、會務工作的基本要求

1.明確職責,合理分工。屬于辦公室職責范圍內的事務不推諉,不屬于辦公室職責范圍的事務不包攬。辦公室內部,一般根據崗位職責分工安排相應工作。

2.周密安排,動態管理。制定會務方案既要關注會務的整體安排,也要注意細節處理。會務方案確定之后,重視做好動態檢查,確保工作落實到位。會務工作結束之后,做好總結。

3.熱情服務,節儉辦會。應該提供的服務必須做到,能夠提供的服務盡量做到。處理好簡樸節約和隆重熱烈的關系。

4.遵守紀律,加強協調。工作人員要嚴守工作紀律,對涉密會議內容與材料要嚴格保密,服飾、儀表、言行要與會務要求相適應。工作過程中要服從指揮,注意整體配合和相互銜接。

二、會務工作的基本要素

會務工作一般需要明確以下內容:會議主(議)題、時間地點、出席人員、會議通知、會議材料、會議接待、會場布置、會務協調、檢查督辦、工作總結和其它事項。會務工作一般包括會前準備、會中服務和會后工作三個環節。

三、會前準備的主要內容

1.了解掌握會議主(議)題、召開的時間、出席范圍和人數,安排會議場所。

2.發布會議通知。通知內容主要包括主(議)題、時間、地點、出席范圍和其它需要提醒的事項。通知的方式主要包括列入學校會議安排表、在校園網公布、電話通知、電子郵件通知和書面通知等,根據會議的需要采取一種或多種方式的通知。

通知送達的情況和擬出席情況應及時向辦公室負責人報告。

3.邀請領導嘉賓。如邀請上級領導及來賓與會,要提前制發邀請函并在會前匯總反饋情況報有關領導。根據需要,安排車輛接送事宜。

4.準備會議材料。會議材料主要指會議文件、與會人員席卡、文件袋等涉會材料與物品。在會議召開之前,提交領導審定后付印。

5.落實會場布置。根據會議要求做好會場布置。主要包括:(1)主席臺布置。包括主席臺座次和席卡、會議材料、話筒、茶水等;2)會場環境。包括會標布置、綠植擺放、音響設備、燈光空調等;必要時,安排就座區域分布;3)落實服務人員。包括簽到服務、材料分發服務、茶水服務和其它應急服務。

6.安排會議接待。根據會議需要,做好接站、食宿和返程票務安排等。大型會議要制作接送安排一覽表、食宿安排一覽表。根據會議情況,做好參觀安排等工作。

7.發布新聞信息。通知黨委宣傳部,做好新聞宣傳工作安排。如有必要,安排專人做好會議記錄,做好編印會議簡報的準備。

8.協調會務工作。重大會議或會務準備工作涉及多個單位和部門的,需要召開協調會,落實有關工作。會務協調一般要求明確工作目標、任務、期限;明確責任部門、責任人。協調會前,一般應提出工作分工預案。

9.檢查會務準備情況。會務準備工作布置后,要重視動態的檢查監督,對沒有及時完成規定任務的,要及時采取措施加以彌補。

四、會中服務的主要內容

1.檢查會場布置情況。提前開啟空調設備。重點檢查音響等設備、主席臺的布置情況。

2.檢查服務人員就位情況:(1)檢查簽到準備工作,簽到處負責人員應該提前到位,做好簽到準備工作;2)檢查迎領、禮儀等其他服務人員就位情況;3)檢查休會期間茶點服務等。

3.檢查會議記錄人員到位情況。記錄要準確、完整;重要內容要記清原話;必要時要做好錄音準備工作。

4.檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。

5.做好與會人員合影的各項準備工作。

6.做好會議的安全保衛和醫療保障工作。

7.編印會議簡報。

8.編印會議通訊錄。

9.做好與會人員返程的相關安排。

五、會后工作的主要內容

1.分發與會人員照片、通訊錄。

2.安排相關人員、車輛為與會人員送行。

3.做好會議記錄及相關材料的整理歸檔工作。

4.落實會議形成的決議,明確專人協調落實,必要時予以督查督辦。




 

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