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接待工作規范

發布日期:2019-01-18   瀏覽次數5447
 


接待工作主要是指接待上級部門、校外單位團隊或個人來訪(一般不包括外事接待)。做好接待工作,是加強學校對外交流的重要途徑,是展示學校建設成果的重要窗口。接待工作必須遵循以下規范:

一、接待工作原則

1.周到熱情。對上級部門、兄弟單位的人員來訪,屬于接待工作范圍的,都要周到安排,熱情接待。

2.對口對等。根據來訪目的和要求,一般安排校內相應的單位、部門和人員參與接待。

3.分工協作。根據辦公室工作分工,各司其職。根據需要協調有關部門落實接待工作。

4.合理節儉。合理安排接待日程,合理使用接待經費。必要的不能省略,能節約的不要鋪張。

二、接待工作安排

1.來訪信息記錄并報告。接到來訪的來函、來電,應做好記錄,及時報送辦公室分管領導。

2.確定接待部門或單位。屬于其它部門或單位接待范圍的,及時轉相應部門或院系處理,并將有關信息通知來訪者。屬于辦公室接待范圍的,及時報送辦公室主任。對與學校無多大聯系又沒有實質內容的來訪,應婉言謝絕。

3.制定接待方案。作好來訪單位有關信息及學校相關資料的搜集備用工作,制訂接待方案報辦公室主任審定。需要安排校領導接待的,應將接待方案報有關校領導審定。接待方案確定后,應該及時反饋來訪單位。

4.落實接待工作。根據接待方案,協調相關職能部門,確定參與接待人員,落實好接待的各個環節(包括接送、住宿、就餐、用車、票務、會場、參觀、安全保衛、宣傳報道等)。

5.做好接待工作的檔案保存,至少每一季度匯總一次接待工作信息。

三、具體接待環節

1.接送。上級部門來賓一般安排接、送站。兄弟單位除副校級以上來賓外,若無特殊要求,一般不安排接送、站。

2.住宿。主動詢問并根據來賓要求安排,一般安排在校內。

3.就餐。招待來賓一般按照標準安排工作餐。需要宴請的,應堅持“特色、精致、簡省、熱情”的原則,一般安排在校內,并嚴格控制陪餐人數。

4.會見。根據對口對等原則,安排相應校領導和部門負責人參加會見、座談。提前做好會議室布置與服務安排。必要時,安排做好會議記錄。

5.參觀。根據工作需要和來賓要求安排相應的參觀,安排好參觀行程,通知相關人員做好接待和情況介紹工作。

6.用車。除安排接、送來賓用車外,根據接待需要提供在滬期間的工作用車。

7.票務。根據來賓要求,協助來賓辦理訂購(退)票。

8.安全保衛。接待安排要考慮人身、財產和交通安全等因素。重要領導和客人來訪,應通知保衛部門做好安全保衛工作。

9.宣傳。辦公室參與接待的人員要主動介紹宣傳學校,樹立學校改革與發展的形象,重大交流活動,接待結束后,應撰寫信息稿。重要接待活動,應通知宣傳部門做好新聞宣傳工作。


組織協調落實接待工作方案





 

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